為對食堂的采購與供應(yīng)進行有效控制，滿客寶認(rèn)為有必要事先進行規(guī)劃，也就是對采購工作計劃的制訂、采購人員的配置、采購方式、供應(yīng)商、價格方面、數(shù)量方面、驗收方面都制定一個總的規(guī)則，使具體負(fù)責(zé)的人員有章可循。
一、采購計劃
    采購計劃是指食堂根據(jù)銷售預(yù)測、生產(chǎn)計劃、日常供應(yīng)情況來計劃所需食品原料的數(shù)量根據(jù)菜肴制作要求來確定原料的品種、規(guī)格、質(zhì)量根據(jù)用料的時間來確定采購時間和到貨時間。其具體流程可分如下兩步。
(一)進行采購分析
    一般而言，在采購之前首先要進行采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。在進行采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、采購評標(biāo)能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商處采購所需的全部或部分貨物。

(二)采購計劃編制
    根據(jù)采購分析的結(jié)果編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的。
二、采購人員配置
    大型食堂企業(yè)采購工作一般分3級管理集團采購部、公司采購配送部、食堂采購員?，F(xiàn)在可以按照這3個層級來規(guī)定各級的職責(zé)，并根據(jù)企業(yè)的規(guī)模來配置相應(yīng)的人員。
(一)集團采購部職責(zé)

(1)負(fù)責(zé)集團內(nèi)所需主要物資的信息收集和市場調(diào)查。
(2)統(tǒng)計各公司所需主要物資(大米、面粉、豬肉、干貨、凍貨、調(diào)味品、廚房設(shè)備、炊具、餐具等)的需求計劃。
(3)向供應(yīng)商發(fā)布集團所需主要物資的采購計劃信息，對供應(yīng)商實行招標(biāo)收集供應(yīng)商報價單，調(diào)查供應(yīng)商供貨實力及信譽度；為各公司采購配送部提供物資采購信息支持。
(5)負(fù)責(zé)制訂、修改采購配送工作管理制度及流程規(guī)范。
(6)負(fù)責(zé)公司采購配送部人員的培訓(xùn)。
(7)負(fù)責(zé)公司采購配送工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。
(8)負(fù)責(zé)集團總部物資的采購。
(9）負(fù)責(zé)集團統(tǒng)一物資的采購，如員工工作服、年終員工福利品等。
(10)對新開公司或食堂大型裝修、大型設(shè)備購置工作，以及公司大宗物資儲備的工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。
(11)協(xié)助公司配送部與供應(yīng)商洽談大宗商品采購合同。
(12)協(xié)助公司配送部對供應(yīng)商的考察、評估、管理工作。較高的公司進行調(diào)查、指導(dǎo)。
(13)負(fù)責(zé)統(tǒng)計并通報各公司同一時期主要物資采購的價格行情，對采購價格
(三)公司配送部
1.配送部的職責(zé)
(1)接受集團采購部的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)進行市場調(diào)查，掌握物流信息，選擇實力雄厚、誠信度好的供應(yīng)商。
(3)與供應(yīng)商洽談采購物資價格及付款方式。
(4)及時統(tǒng)計各食堂所需物資計劃，按時保質(zhì)保量為各食堂采購所需物資。
(5)負(fù)責(zé)對食堂采購工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。
(6)負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的管理評估工作。
(7)負(fù)責(zé)制定采購配送管理規(guī)則及獎罰制度。
(8)對大型裝修、大型設(shè)備購置、大宗物資儲備計劃報集團采購部備案，爭取信息支持而減少風(fēng)險。
    公司配送部的人員一般由經(jīng)理、部門主管、采購員、保管員構(gòu)成。下面簡單介紹配送部有關(guān)人員的具體職責(zé)如下：

配送部經(jīng)理職責(zé)：

（1）扶著配送部的全面工作，制定公司采購計劃，并組織實施，確保各項采購配送任務(wù)的完成

（2）調(diào)查物資需求及消耗狀況，熟悉各類物資的供應(yīng)渠道并了解市場變化情況

 (3)與采購員一道選擇具有良好信譽的供應(yīng)商，并負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進行考核評估

 (4)參與大宗物資采購，與供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)洽談，確定質(zhì)量、價格及付款方式，簽訂采購合同

(5)負(fù)責(zé)對下屬員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)技能，確保公司所需物資的正常采購與供應(yīng)

(6)負(fù)責(zé)全盤策劃采購計劃，節(jié)約開支，降低采購成本

(7)熟悉掌握配送所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、用途、產(chǎn)地、價格等行情，指導(dǎo)下屬工作，對采購配送過程中發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量不合要求或造成損失等重大問題，應(yīng)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

(8)負(fù)責(zé)監(jiān)督采購人員物資采購的全過程，并對采購價格進行全面監(jiān)管

 (9)定期向公司、集團匯報采購配送工作

(10)負(fù)責(zé)督促采購人員在采購業(yè)務(wù)活動中要遵紀(jì)守法，講信譽、不索賄、不受賄，要與供應(yīng)商建立良好關(guān)系，在平等互利原則下開展業(yè)務(wù)

(11)負(fù)責(zé)做好員工的思想工作，經(jīng)常開展職業(yè)道德、遵紀(jì)守法教育，使大家都能銳意進取、不貪不沾、廉潔奉公

(12)完成上級交辦的其他工作任務(wù)

配送部主管職責(zé)：

(1)帶頭學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟悉并掌握所需采購物資的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、特點、質(zhì)量、價格及市場行情變化趨勢

(2)及時統(tǒng)計分店所需采購物資數(shù)量，協(xié)助配送部經(jīng)理做好市場調(diào)査和確定采購計劃

(3)與供應(yīng)商建立良好的供求關(guān)系，確保以最合理的價格采購到符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資

(4)有效監(jiān)督和控制物資入庫和出庫手續(xù)，做到手續(xù)齊全、資料完備、進出環(huán)節(jié)無漏洞

(5)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂產(chǎn)品質(zhì)量保證協(xié)議(即退貨與索賠方案!

(6)負(fù)責(zé)追究供應(yīng)商的違約責(zé)任

(7)合理安排下屬工作，保證采購工作順利進行

(8)掌握市場信息、比值論價，盡力節(jié)省開支，降低采購成本

(9)協(xié)助配送經(jīng)理，檢査指導(dǎo)月末盤點工作

(10)完成上級分派的其他工作

配送部采購員職責(zé)：

(1)掌握各食堂物資需求及市場供應(yīng)情況，熟悉各種物資的采購計劃，控制采購成本

(2)訂購業(yè)務(wù)須上報主管或經(jīng)經(jīng)理審批后實施

(3)采購物品應(yīng)做到擇優(yōu)挑選，達到物美價廉經(jīng)常了解食堂貨物銷量情況，積極組織暢銷對路的貨源，盡量避免滯銷物資積壓，提高資金周轉(zhuǎn)率經(jīng)常與保管員溝通，了解庫存情況，有計劃、有步驟地安排物資采購

(5)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的，要堅決拒收。按暢銷多進、滯銷少進原則，保證貨源

(6)各分店急需的物資要優(yōu)先采購，做到保證食堂需求的供應(yīng)。根據(jù)倉庫庫存情況，及時修訂采購計劃

(7)嚴(yán)格遵守財務(wù)制度，購進物資要做到單據(jù)隨貨同行，交保管驗收進庫報賬要及時，不得隨意拖欠掛賬

要廉潔奉公、為人正派，不收受供應(yīng)商賄賂，也不向供應(yīng)商索賄;在平等互利原則下與供應(yīng)商開展業(yè)務(wù)往來

努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平，外出采購注意企業(yè)形象和聲譽;在采購過程中，不謀個人私利

(10)嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度，服從上級領(lǐng)導(dǎo)的工作安排

(11)了解和掌握采購品種的名稱、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、進價、分店使用情況

(12)采購價格較貴的物品要按計劃進貨，做到既不積壓又不脫銷，供銷要平衡

(13)完成部門主管交辦的其他工作任務(wù)

保管員職責(zé)：

(1)熟悉、掌握食堂所需物資品種數(shù)量需求
(2)對所采購的貨物認(rèn)真進行驗收，堅決拒收腐爛變質(zhì)食品，不收"三無。產(chǎn)品
(3)堅持。先進先出。原則，避免物資在倉庫內(nèi)存放過久而產(chǎn)生霉變，造成不應(yīng)有的損失
(4)倉庫內(nèi)物資要歸類存放，按。上輕下重。原則碼放整齊，粘貼標(biāo)簽，寫清品名，熟記各種物資存放位置
(5)認(rèn)真檢査所進物資是否超出保質(zhì)期。對于缺件少數(shù)、短斤少兩
的物資要認(rèn)真登記，并及時向主管人員匯報

(6)平等、和藹地對待每一位供應(yīng)商，不無故刁難他人，秉公辦事，以誠相待
(7)對摻雜使假的供應(yīng)商要及時揭露，堅決抵制，決不姑息，發(fā)現(xiàn)問題及時向上級主管匯報
(8)當(dāng)天所進物資，及時填寫入庫單，做到與采購單一致，及時交財務(wù)做賬，避免出現(xiàn)漏洞
(9)建立倉庫臺賬和和片，堅持及時登賬，做到進出賬目平衡無誤，達到賬卡相符、賬物相符
(10)隨時掌握庫存情況，對缺少和急需物資要及時向主管人員報告，避免缺貨斷檔，對壓庫時間較長的物資，要建議主管人員及時安排使用
(1l)熟記各種物品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進價，做到心中有數(shù)，避免出現(xiàn)差錯
(12)對采購物資的數(shù)量、價格要認(rèn)真審核，如有疑問，要查清原因，及時糾正
(13)認(rèn)真做好月末盤點工作，做到進貨出貨之間不出現(xiàn)錯誤
(14)保管好倉庫賬簿，做好保密工作

（三）分店采購員職責(zé)

 （1）接受公司配送部的監(jiān)督指導(dǎo)。

 （2）掌握食堂所需主要物資的品種、規(guī)格、質(zhì)量、單價以及市場物流信息。

 （3）負(fù)責(zé)配合保管員驗收公司配送部所采購的物資。

 （4）負(fù)責(zé)食堂每日所需現(xiàn)貨產(chǎn)品及臨時急用品的采購。

 （5）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

三、采購方式的確定

對于采購方式也要以文件的形式規(guī)定下來，具體確定原則如下。

1、對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原料，可選擇供貨商送貨的方式

2、對于使用頻率低，不容易集中采購的貨物可由采購人員采購

3、對于一些特殊的原料可由外地發(fā)貨，按計劃定期采購

四、供貨商的確定

對于原材料供應(yīng)商的選擇，要按照工作程序機體討論確定，具體程序如下所示。

     滿客寶智慧食堂管理系統(tǒng)支持供應(yīng)商的管理，包羅了供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評審，合格供應(yīng)商遴選，供應(yīng)商評價、懲罰，以及黑名單的管理，應(yīng)付賬款管理等。

五、采購定價

價格是一個關(guān)鍵的因素，價格關(guān)乎食堂的經(jīng)營成本，因此必須高度重視。具體原則如下。

1、對采購商品的定價：認(rèn)真調(diào)查市場、貨比三家，同等質(zhì)量取低價位；根據(jù)市場變化，對同一商品采購價格可不定期進行調(diào)整。

2、定價程序：經(jīng)理與采購人員一道，根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果，與供貨商議定價格，再由總經(jīng)理、采購人員簽字，以書面形式告知保管、財務(wù)部門執(zhí)行。

3、價格管理原則：對于供貨價格實行最高限價制。

4、在春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間，以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時間較長的月份，由于供貨價格波動大，其定價原則也可以適當(dāng)放寬。

六、采購數(shù)量的確定
    為提高經(jīng)濟效益、降低成本、減少資金占用，應(yīng)根據(jù)“勤進快銷、技單采購”的原則來確定日常的采購數(shù)量。
(一)鮮貨、蔬菜的采購
    鮮貨蔬菜原料需要每日采購，一般由供貨商直接送貨或采購員到農(nóng)貿(mào)市場自行采購。上述原材料的使用部門每日營業(yè)結(jié)束前，根據(jù)存貨情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數(shù)量。
(二)庫存物品(干雜、調(diào)料、燃料、糧油、低值易耗品等)的采購庫存物品的采購數(shù)量應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉(zhuǎn)、儲存條件等因素，根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量最低不得低于1天的用量。庫存量的計算公式為：
最低庫存量=每日需用量x發(fā)貨天數(shù)
七、驗收規(guī)定
     驗收是食品原料采購質(zhì)量和數(shù)量管理的重要一環(huán)。為此，應(yīng)規(guī)定驗收標(biāo)準(zhǔn)，驗收人員及工作程序。
(一)驗收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
    根據(jù)采供雙方事先確定的"質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)"進行驗收。

(二)驗收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)
    根據(jù)采購人員當(dāng)日采購申請單上的數(shù)量進行驗收。
(三)驗收人員
    采購人員、保管人員、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員4人共同驗收。
(四)驗收程序
    由保管員填寫"入庫單"或"鮮貨食品驗收單。，注明所收物品的數(shù)量、單價、金額。入庫單填寫完后，由采購人員、貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、保管員簽字生效。簽字后的入庫單或驗收單一式三聯(lián)第一聯(lián)由保管員自己留存第二聯(lián)交財務(wù)作為記賬憑證第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)賬憑證。
    “滿客寶智慧食堂”能夠為各類企事業(yè)單位、醫(yī)院、高校的食堂提供全新的“移動互聯(lián)”管理體驗，幫助客戶摒棄傳統(tǒng)食堂管理弊端，挖掘“移動互聯(lián)”管理精髓，直達食堂運營管理核心，由內(nèi)而外打造理念超前、技術(shù)先進的互聯(lián)網(wǎng)食堂。