會計核算工作是財會工作最基本也是最重要的內(nèi)容，食堂管理人員應(yīng)熟悉會計核算的基本流程和方法。通俗地講，食堂經(jīng)理應(yīng)該知道本食堂的賬是怎么做出來的，用了哪些基本的核算方法。只有這樣，食堂經(jīng)理才能對自己讀到的財務(wù)報表做到心中有數(shù)。
一、會計核算的流程和方法
    會計核算是一項非常專業(yè)的工作，涉及許多專業(yè)術(shù)語和專業(yè)技巧，要理解透徹并不容易。也許通過完整地講述一個例子，可以讓讀者直觀地了解會計核算的流程和方法。
(一)會計核算的流程
    老王是一家食堂的采購人員，月初采購了一批調(diào)味品，貨款共計5000元，在貨物送到倉庫驗收后一周內(nèi)辦理付款手續(xù)。這樣的業(yè)務(wù)是任何食堂每天都可能發(fā)生的經(jīng)濟活動，按照會計的反映職能，本月底或下月初，食堂經(jīng)理在這個月的報表時，所看到的成本數(shù)據(jù)一定包含了這5000元。同時，財務(wù)部門的會計記錄中也必然會有這筆業(yè)務(wù)的清晰記錄。下畫所要探討的是，這筆業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)是按照
怎樣的流程進入到會計記錄當(dāng)中的。
將這一過程歸納成以下5個步驟。
1.整理單據(jù)
    老王在貨物驗收入庫后，要將與此次采購有關(guān)的原始單據(jù)整理好。這些原始憑證可能包括以下(全部的或部分的)文件、單據(jù)。
(1)貨物的采購合同或采購協(xié)議。
(2)貨物的入庫驗收單據(jù)，上面應(yīng)該有供應(yīng)商、采購人員(老王)、倉庫管理人員等相關(guān)責(zé)任人的簽名。
(3)供應(yīng)商提供的銷售發(fā)票，或是雙方認可的其他收款憑證。
(4)與此次采購活動有關(guān)的其他費用憑證，如運輸費、保管費、差旅費等。
2.填單、逐級審批
    老王將原始單據(jù)整理好后，應(yīng)在毎張單據(jù)上簽好自己的名字，再根據(jù)付款對象的不同，分別填寫申請付款單，并把對應(yīng)的原始單據(jù)附在后面。申請付款單填好后，老王簽上自己的名字，逐級交給本部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人、食堂負責(zé)人簽字。
3.付款
    申請付款的審批手續(xù)辦理完畢之后，申請付款單將被送回到財務(wù)部門。出納人員據(jù)此填制付款憑證，再支付款項。付款方式一般是銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支付。如果是銀行轉(zhuǎn)賬，出納要登記銀行存款日記賬如果是現(xiàn)金支付，出納要登記現(xiàn)金日記賬。

付款結(jié)束后，出納員會把所有單據(jù)轉(zhuǎn)至?xí)嬏帲瑫嬕鶕?jù)付款憑證上的會計分錄登記會計賬簿。會計分錄通常采用復(fù)式記賬法，老王的這筆費用一般記作
借原材料——調(diào)味品                 5000
貸銀行存款(或現(xiàn)金、應(yīng)付賬款)        5000
    這時，會計人員將在。原材料。賬戶下的借方記5000元，在。銀行存款。賬戶(也可能因支付方式不同記在現(xiàn)金或應(yīng)付賬款賬戶)下的貸方記5000元。登記完畢后，老王的這筆采購業(yè)務(wù)的所有憑證將被作為會計檔案，交由專人保管，一旦有需要時，可隨時查找和核對。
5.編制財務(wù)報表
    月末，會計人員在制作財務(wù)報表時，這筆業(yè)務(wù)將和其他原材料一起被記入"資產(chǎn)負債表"中的"原材料"賬戶，成為食堂經(jīng)理可以看到的財務(wù)信息。當(dāng)然，如果這批貨物在當(dāng)月被部分或全部領(lǐng)用，這筆資金也將轉(zhuǎn)換形態(tài)，不再是祛原材料。而是生產(chǎn)成本，最后再轉(zhuǎn)至"本年利潤"賬戶。但是，每發(fā)生一次這樣的變化，都要再進行一次完整的會計核算。
    總結(jié)這個案例，會計核算的5個步驟實際上可以簡化成3個環(huán)節(jié)。對會計人員來說，這3個環(huán)節(jié)不斷周而復(fù)始，形成所謂的會計循環(huán)，如圖所示。

其方法主要有7種，列舉如下。
1.合理地設(shè)置會計科目和賬戶、
2.采用復(fù)式記賬法.
3.填制和審核會計憑證。
4.登記賬簿。
5.成本計算。
6.財產(chǎn)清查，核對賬目。
7.編制會計報表。
    會計核算方法對會計人員來說是必備的職業(yè)技能，但對食堂經(jīng)理來說，只要了解一些原理和要點就可以了。在后面的內(nèi)容中，將有選擇性地講述重要的知識點。
二、會計核算管理要點
    會計核算工作的基本要求就是兩個詞——及時、準(zhǔn)確。具體地講，就是要做到3個"相符。賬賬相符、賬實相符、賬表相符。食堂經(jīng)理作為管理者，要了解會計工作各環(huán)節(jié)的管理要點。
(一)會計憑證工作
    會計憑證有兩種第一種叫原始憑證，是在業(yè)務(wù)開展過程中自然取得的憑證。上例中，老王收集的合同、發(fā)票、入庫單等單證都屬于原始憑證;第二種叫記賬憑證，它是在會計核算過程中，為滿足規(guī)范管理的要求，在原始憑證基礎(chǔ)上填制的專用憑證。在老王的案例中，出納填制的。現(xiàn)金付款憑證。就屬于記賬憑證。記賬憑證一般有3種，分別是付就憑證、收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。會計憑證工作主要包括3個方面憑證的填制、憑證的審核、憑證的保管。

1.憑證的填制
    會計憑證的填制是專業(yè)財會人員的工作，食堂經(jīng)理不必親自去做。需要說明的是，要提高憑證填制的整體質(zhì)量，食堂經(jīng)理應(yīng)該讓財會人員經(jīng)常接受專業(yè)培訓(xùn)，對財會人員的業(yè)務(wù)能力加強監(jiān)督和考核。

2.憑證的審核
    憑證的審核是保證會計工作質(zhì)量的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)的財務(wù)管理如果出現(xiàn)道德問題，比如挪用公款、虛報費用、瞞報收入等，一定會在會計憑證方面做文章。所以，憑證的審核好比是食堂財務(wù)安全的一道道"安全門。，必須層層把關(guān)、點滴不漏。一般所說的。審計。工作(俗稱。查賬樸)，主要檢查的就是會計憑證。
    原始憑證有來自企業(yè)外部的，也有來自內(nèi)部的。審核工作相對繁雜。原始憑證的審核主要做3方面的工作第一，審核原始憑證是否合法、合理，例如，少數(shù)企業(yè)為逃稅，可能出具假發(fā)票，這是違法行為，要求財會人員加強審核力度第二，審核原始憑證是否真實、完整，相關(guān)責(zé)任人的簽名和印鑒一個都不能缺少第三，審核原始憑證是否正確、清楚，如單價、數(shù)量、金額、大小寫等各個細微
之處都要準(zhǔn)確無誤。
    記賬憑證都來自財會部門，審核時強調(diào)專業(yè)技能的運用和把握，也主要做3方面的工作第一，審核記賬憑證是否附有原始憑證，如要審核原始憑證是否完整齊全，并查看原始憑證的張數(shù)與記賬憑證上記錄的是否一致第二，審核記賬憑證的借方、貸方科目是否正確第三，審核憑證的摘要是否填寫清楚，有關(guān)人員的簽字和印鑒是否完整。
    憑證的審核是一項十分細致和嚴(yán)肅的工作，因此審核者必須堅持制度、堅持原則，發(fā)現(xiàn)有不真實、不合法的憑證，財務(wù)人員可以不受理，并立即向上級匯報，追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。對于只是填寫錯誤的憑證，應(yīng)退回給經(jīng)辦人員，待其更然后再辦理后面的手續(xù)。

3.憑證的保管
    會計憑證在完成賬簿登記后，就要按照日期、編號和種類分別裝訂，成為會計檔案，交給專人保管。
(三)合理設(shè)置會計賬戶
    企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動比較復(fù)雜，要準(zhǔn)確記錄財務(wù)信息，首先要對這些活動進行分類。按照業(yè)務(wù)活動的經(jīng)濟特征，把各類業(yè)務(wù)分成六大類，簡稱會計要素，分別是資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤。
    由于每個會計要素涵蓋的內(nèi)容都很廣，無法簡單地統(tǒng)一記錄，可以針對不同會計要素的具體內(nèi)容設(shè)置分類核算的會計科目，每個會計科目通常會有對應(yīng)的會計賬戶。
    會計科目最少要設(shè)一級科目(也叫總分類科目)，根據(jù)業(yè)務(wù)復(fù)雜程度還可增設(shè)二級、三級賬戶(又叫明細科目)，會計賬戶與會計科目完全對應(yīng)。食堂的業(yè)務(wù)活動相對來說比較簡單，所以大多數(shù)科目只設(shè)一級，部分科目設(shè)有二級科目，很少有設(shè)三級的。
(三)會計賬簿的分類與管理
    會計賬簿按照用途來分，可以分為序時賬簿(又叫做日記賬)、分類賬簿、聯(lián)合賬簿和備查賬簿，比較常用的是序時賬簿和分類賬簿。出納平時使用的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬屬于序時賬簿，會計人員使用的總分類賬和明細分類賬簿屬于分類賬簿。分類賬簿的賬頁格式有三欄式和多欄式兩種。
在食堂財會工作中，賬簿的設(shè)置和登記，以及賬簿啟用、登記、更正、結(jié)賬和對賬等工作，都屬于財會人員的工作范疇。
(四)會計核算的成果——會計報表
    會計報表應(yīng)該是食堂管理者了解本店財務(wù)狀況最直接的方式、它是以會計日常核算資料為依據(jù)編制的，報表數(shù)據(jù)主要來自會計賬簿。

(五)會計檔案管理
    會計檔案是會計核算過程中用到的所有原始的、中間的和結(jié)果性材料，包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告等。會計檔案的管理要做好以下幾項工作。
(1)明確會計檔案的保管期限。會計檔案分為永久保存和定期保存兩類，定期保存的期限可根據(jù)會計檔案的重要程度來區(qū)分，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
(2)做好會計檔案的保管工作。會計檔案要按統(tǒng)一的方法整理立卷或裝訂成冊，并且要編號，交由專門的部門或?qū)Ｈ吮９?。會計檔案保管時要注意防潮、防濕、防泄密、防損毀、防散失。電子類檔案要有專門的保管方法。
(3)建立會計檔案的借閱制度。會計檔案由企業(yè)內(nèi)部使用，原則上不得借出。如遇特殊情況，必須由單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會計檔案借閱和歸還時，必須有完整的登記手續(xù)。
(4)建立會計檔案銷毀審査制度。保管期滿的會計檔案，可按規(guī)定申請銷毀，財務(wù)負責(zé)人、單位負責(zé)人必須簽字同意，并報上級部門批準(zhǔn)。會計檔案銷毀時，檔案管理人員和財務(wù)人員要共同監(jiān)督銷毀，并在記錄本上簽字。